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Mails professionnels : quel langage adopter ?

Plus que le téléphone, les mails sont devenus le moyen de communication privilégié entre les différents services d'une entreprise. Mode d'emploi.

"Salut ma poule. La réunion, c'est bien à 10h dans ton bureau ?". Vous ne vous imaginez sans doute pas envoyer ce genre de mail à votre chef. Et c'est bien normal ! Communiquer par mail avec ses collègues de travail ou ses supérieurs hiérarchiques, demande un certain sens de l'étiquette : c'est une question de respect. Mais parfois, ce n'est pas facile de s'y retrouver.

MAILS PROFESSIONNELS : LES FAUX-PAS A EVITER ABSOLUMENT

Si certaines choses paraissent logiques, une petite piqûre de rappel ne peut pas faire de mal. Voici donc la liste des éléments qui ne doivent jamais se retrouver dans vos échanges professionnels :

·         Des fautes d'orthographe, ou de grammaire

·         Des smileys ou emojis

·         Des expressions en langage vulgaire ou trop familier

·         Les grossièretés en tout genre

Par ailleurs, apprenez à faire la distinction entre les mails professionnels, et les mails personnels. Ainsi, si vous devez envoyer un mail à un potentiel recruteur pour trouver du travail, ne le faites surtout pas depuis votre boîte mail professionnelle : ce serait une faute de goût. De même, si vous tenez à échanger des informations privées avec vos collègues, il vaut mieux le faire depuis votre boîte mail personnelle. Une boîte mail professionnelle n'a qu'une vocation : vous servir à travailler !

MAILS PROFESSIONNELS : LES REGLES A APPLIQUER

Quelle que soit la personne à qui vous vous adressez, il est essentiel de rester courtois et poli. Adressez-vous à la personne par son nom et son titre, saluez, et terminez par une formule de politesse adaptée à la relation que vous entretenez. Relisez-vous pour éviter les fautes. Enfin, n'oubliez pas de signer, car même si votre nom est indiqué dans votre adresse mail ou dans une signature automatique, c'est une question de politesse.

MAILS PROFESSIONNELS : LES MESURES PRECISES EN FONCTION DE VOTRE INTERLOCUTEUR

·         Pour un mail à votre supérieur, utiliser un langage clair, concis et poli

Quelle que soit votre relation avec votre employeur, vous lui devez le respect, y compris par écrit. Si vous tutoyez votre patron et que vous l'appelez par son prénom, vous pouvez le faire par mail sans problème. En revanche, évitez les diminutifs ou les petits surnoms, tout sauf professionnels. On ne sait jamais : votre mail pourrait très bien être transféré à un autre service.

Pas la peine d'en faire des tonnes : votre mail doit être clair et aller à l'essentiel. Faites des phrases courtes, et surtout, relisez-vous : une coquille ou une faute d'orthographe peut tout gâcher ! Evitez également les formules trop familières.

·         Pour un mail à l’un de vos employés, privilégiez un message courtois et respectueux

Ce n'est pas parce que vous êtes le patron que vous pouvez parler n'importe comment à vos employés. Au contraire, votre rôle est de montrer l'exemple : c'est le meilleur moyen d'instaurer la bienveillance au travail. N'oubliez pas votre statut. Utilisez des formules courtoises, et adressez-vous à votre interlocuteur en l'appelant par son nom ou par son prénom, selon la façon dont vous vous adressez habituellement à lui.

·         Pour un mail à un de vos collègues,  le langage courant est autorisé

S'ils ne sont pas nécessairement vos amis, vos collègues sont généralement des personnes dont vous êtes proches. Avec eux, à moins d'être en mauvais termes, vous pouvez tout à fait vous permettre d'attaquer un mail avec un "Hello", voire un "Coucou". Attention cependant à éviter les petits surnoms. Un diminutif, pourquoi pas (Elo pour Elodie, ça passe. Chaton ou Poulette, tout de suite, beaucoup moins). Utiliser le bon langage est un bon moyen d'être apprécié de vos collègues.