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un(e) Secrétaire

NOUS SOMMES : l’Union européenne (UE) est un partenariat économique et politique unique entre 28 pays européens et qui joue un rôle important au niveau international dans les domaines de la diplomatie, du commerce et de l’aide au développement, ainsi que par sa coopération avec les organisations mondiales. À l’étranger, l’UE est représentée par plus de 140 représentations diplomatiques, connues aussi sous le nom de Délégations de l’UE.

D'étroites relations lient le Sénégal et l'UE depuis plus de 50 ans. Aujourd'hui, cette relation comprend à la fois un dialogue politique structuré, des relations commerciales fortes, un accord de pêche, et une coopération technique et financière en appui aux populations du pays. Elle implique un partenariat constant tant avec les autorités gouvernementales, les institutions publiques qu'avec la société civile et le secteur privé.

NOUS PROPOSONS : un poste de secrétaire en contrat à durée indéterminée. Dans le cadre de cet emploi, la personne recrutée se verra attribuer des fonctions qui dépendront des besoins de la Délégation. Lors du recrutement, le candidat retenu occupera un emploi spécifique en tant que secrétaire ; cette fonction peut varier selon les besoins de la Délégation. Dans le cadre de cette fonction professionnelle, le candidat retenu servira de personnel d’appui pour exécuter les tâches générales de secrétariat, d'administration, de gestion des documents et d'organisation pratique des activités de la section.

Le lieu d’affectation est Dakar, l’horaire de travail est de 37h30 par semaine et la rémunération brute initiale est de F. CFA 563.254

Nous offrons une position concurrentielle dans un environnement international. Des avantages tels qu’un régime de pension complémentaire et une assurance médicale pour les employés et leur famille sont offerts sous certaines conditions.

Nous recherchons un(e) secrétaire

Études : Une formation en secrétariat.

Connaissances techniques

Maîtrise des outils informatiques (word, excel, powerpoint, outlook, etc.) : bonne

Connaissance et utilisation web : bonne

Aptitudes

·         Autres aptitudes et qualités professionnelles et personnelles

·         Facilités de communication écrite et orale

·         Aptitude d’analyse et identification des priorités et solutions

·         Aptitude à une bonne gestion et organisation du travail

·         Sens du service

·         Disposition à partager l’information et les connaissances

·         Aptitude à construire des relations de travail positives et coopératives avec le personnel, les collègues et la hiérarchie

·         Aptitude à être proactif

·         Aptitude à travailler sous pression

·         Aptitude à s’adapter à un environnement multiculturel

·         Aptitude à réagir rapidement face au changement

·         Discrétion, honnêteté et sens de la responsabilité

Langues

Expression, lecture et écriture du Français : Excellent

Expression, lecture et écriture de l’Anglais : Indépendant (moyen), expérimenté serait un atout.

Expérience de travail minimale

Expérience de quatre années minimum en secrétariat

Expérience spécifique de secrétariat et soutien administratif au sein d'une organisation internationale serait un atout.

Performance attendue

Sous la supervision du Chef de la section concernée, basée au sein de la Délégation de l'Union européenne à Dakar, apporter l’appui en secrétariat, en tâches de support administratif, et en organisation pratique des activités de la section.

Fonctions et responsabilités

L’agent est responsable des tâches suivantes :

·         Gestion des documents et des dossiers

·         Enregistrement et archivage des documents produits et traités par la section.

·         Enregistrement et suivi  du courrier entrant / sortant, le classement des dossiers en cours et le cas échéant la transmission des dossiers aux archives.

Soutien administratif

·         Préparation des courriers type et la réponse aux communications téléphoniques.

·         Préparation et organisation des réunions, prise de rendez-vous, collecte d’informations, préparation  et multiplication des dossiers, etc.

·         Préparation organisation et suivi des missions des membres de la section ainsi que des missions du Siège et/ou expert.

·         De manière générale appui au secrétariat de la section dans toutes ses tâches.

Appui à la coordination

·         Coordination administrative, notamment dans la tenue de l’agenda de l’équipe.

·         Assurer l’intérim du secrétariat d'autres sections en cas de besoin ainsi que d’autres tâches en relation avec les besoins de l'équipe et/ou de la Délégation.

Références morales

Les trois dernières références professionnelles (nom, position et numéro de téléphone du contact).

Comment soumettre votre candidature

Veuillez adresser votre candidature par courriel à: delegation-senegal@eeas.europa.eu ou par la poste à Délégation de l’Union européenne en République du Sénégal, B.P. 3345 Dakar – Sénégal ou encore à la réception de la Délégation au 12, avenue Hassan II (de 8h15 à 17h15 du lundi au jeudi ; de 8h00 à 13h50 le vendredi).

La candidature doit contenir une lettre de motivation et un CV détaillé selon le modèle type fourni sur le site de la Délégation ainsi que les trois dernières références professionnelles (noms, position et n° de téléphone).

Seuls les candidats présélectionnés sur base du dossier de candidature seront contactés et invités par courriel à participer à un test écrit. Les candidats ayant réussi le test écrit passeront ensuite un entretien devant un Comité de sélection.

La Délégation ne fournira pas d’information supplémentaire et ne discutera pas de la procédure de sélection par téléphone. Toutes questions concernant cette procédure doivent être adressées par écrit à delegation-senegal@eeas.europa.eu

L’avis de vacance est publié en interne et en externe.

La date limite pour présenter votre candidature est le : 19 mai 2017 à 12h00

Organisme: 
Délégation de l'Union Européenne au Sénégal
Lieu: 
SENEGAL
Domaines: 
Administration / Management
Type d'emploi: 
Temps plein
Années d'expérience: 
3 - 5 ans
Niveau d'étude: 
Doctorat
Licence/Bachelor
Master/ Maitrise